Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik: Tipps und Tricks

Erfahre, wie die Pomodoro-Technik dein Zeitmanagement verbessert. In unserem Artikel findest du wertvolle Tipps und clevere Tricks.

09:03 Uhr Elina starrt in den Bildschirm ihres Notebooks. Sie fragt sich, was sie die letzte Stunde eigentlich getan hat. So unproduktiv wie heute war sie schon lange nicht mehr. Dabei muss sie doch so machen, in wenigen Tagen startet der Vorverkauf eines neuen Produktes. Doch sie hat noch keine Werbung gemacht.

Sie klappt das Notebook zu und beschließt erst einmal einen Spaziergang zu machen. Frische Luft schnappen und dann mit neuem Kampfgeist wieder einsteigen. Nach 30 Minuten kommt sie wieder und stellt eine Wäsche an, gießt die Pflanzen und ruft bei ihrer Oma an. Elina wird an diesem Tag nicht mehr produktiv arbeiten und nachts im Bett liegen und sich über sich selber ärgern.

Pomodoro-Technik: Zeitmanagement neu gedacht

Denn Elina kennt die Pomodoro-Technik nicht. Wir alle kennen diese Situationen aus unserem Alltag. Wir haben lange To-do-Listen mit 10 - 20 Punkten, die wir erledigen müssten, doch der Einstieg fällt so schwer. Diese Fehlleistungen im Mikromanagement unserer Zeit, finden sich im Großen und Ganzen ebenso wieder.

Wir setzen uns smarte Ziele und konkrete To-do’s, doch nach wenigen Tagen verzweifeln wir, ebenso wie Elina und geben auf. Viele beginnen dann, am Ziel zu arbeiten und es zu optimieren, ist es nicht anziehend, nicht attraktiv genug? Ist es unrealistisch oder einfach nur zu groß? Wir eigenen uns Methoden an, wie die ALPEN Strategie, die Eisenhower Methode und doch, wir erreichen unsere gesteckten Ziele nicht.

Mit Pomodoro die Zeit im Griff

Dabei sind es nicht unsere Ziele, an denen wir scheitern, sondern die Form, wie wir diese organisieren. Die folgende Grafik kann das sehr schön veranschaulichen. Unsere großen Ziele lassen sich als großen Block darstellen, der zunächst wie eine Mammutaufgabe wirkt, fast unerreichbar. Daher teilen wir diesen Block in kleinere Blöcke ein, sogenannte Zwischenziele und diese noch einmal in ganz konkrete Handlungen. Die Handlungen sind es, auf die wir uns fokussieren dürfen. Denn nur hier können wir augenblicklich etwas tun. Die Kunst besteht also darin, anzufangen und die kleinstmögliche Handlung zu vollziehen, die wir jetzt hier im Augenblick vollziehen können. Die Pomodorotechniksetzt genau hier und ist eine der erfolgreichsten Zeit- und Selbstmanagement Tools unserer Zeit.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Zunächst sollte eine Aufgabe so konkret wie möglich formuliert und in Einzelbausteinen auf einer To-do-Listefestgehalten werden. Die Grundidee der Technik ist es, die zur Verfügung stehende Zeit in kleine Blöcke einzuteilen, die sich aus 30 Minuten zusammensetzen und für die Zielerreichung dienlich sind. Dabei sind 25 Minuten reine, störungsfreie Arbeitszeit und 5 Minuten Pause. Einer dieser Blöcke nennt sich Pomidori. Nach 25 Minuten sollte abgehakt werden, was erledigt wurde und eine Pause eingelegt werden. Nach dieser Pause wird die Arbeit wieder für 25 Minuten aufgenommen und an den verbleibenden Punkten der To-do-Liste gearbeitet werden. Nach vier dieser Pomidori ist eine längere Pause von 15 Minuten festgelegt. Im Anschluss beginnt der Zyklus erneut. Im Optimalfall werden die Aufgaben auf der Liste nach und nach weniger, sodass der Auftrag nach einigen Durchgängen geschafft ist. Insgesamt umfasst ein Durchgang der Methode 2:25 Stunden und kann drei bis vier mal wiederholt werden.

Beispiel: E-Mail-Marketing

mit dem Ziel: Newsletter Versenden

To-do’s:

• Text schreiben
• Bilder suchen und einfügen
• In Software einfügen
• Design ausarbeiten
• Korrektur lesen
• Empfänger auswählen
• Und Versandzeitpunkt planen

Einblick in die Praxis:

Da die To-do-Liste von Elina schon steht, kann sie nun mit dem ersten Zeit-Intervall starten. Sie stellt den Wecker also auf 25 Minuten und beginnt mit dem ersten und wichtigsten To-do. Sie schreibt den Text für ihre Emailwerbekampagne. Nach 25 Minuten ist sie fast fertig und macht eine kurze Pause, brüht sich einen Kaffee auf und gießt die Blumen. Nach 5 Minuten geht es wieder an den Schreibtisch. Sie schreibt den Text fertig und beginnt mit der Bildersuche. Die sie schnell gefunden hat. Also fügt sie Text und Bilder in das Design ein und liest Korrektur. Der Wecker klingelt erneut und sie hakt die bereits erledigten Dinge ab. Macht erneut eine Pause von 5 Minuten und kann dann zu den letzten Arbeitsschritten übergehen. Nach Versandeinstellung, schreibt sie eine neue To-do-Liste für die nächste Aufgabe, beispielsweise: Flyererstellung oder ähnliches und fährt so fort. Du siehst, so macht Zeitmanagement Sinn und Spaß!

Warum heißt die Pomodoro-Technik so?

Die Entstehung der Pomodoro-Technik ist auf den italienischen Unternehmer Francesco Cirillo zurückzuführen. Dieser hat sich über eine Küchenuhr in Form einer Tomate organisiert. In Italien nennt man diese Form der Küchenuhr „Pomodoro“. Natürlich musst du keine Eier- oder Küchen, geschweige denn eine originale Pomodoro verwenden, um dir deine Zeit einzuteilen. Nutze stattdessen doch einen Pomodoro Timer, wie du ihn beispielsweise HIER findest.

Weitere Vorteile der Arbeitsmethode

Die Technik bietet allerdings noch weitere Vorteile, die auf den ersten Blick gar nicht so deutlich werden. Denn durch die regelmäßigen Pausen bekommen wir eine neue Einstellung zu unserer Arbeit und zu den Pausenzeiten an sich. Während Elina oft versuchte ihre 3-4 Stunden durchzuarbeiten, bevor sie eine längere Pause machte, profitiert sie nun von häufigeren und kleineren Pausen. Ein netter Nebeneffekt ist dabei, dass sie die Pause nach wenigen Tagen als selbstverständlich ansieht und eine völlig neue Haltung dazu einnehmen wird. Es ist möglich, dass sie auch im Alltag auf bewusstere Pausen achtet und so Freiräume für ihre Selbstfürsorge schafft.

Außerdem, kann sie so ihr Fehlerpotential drastisch verringern, was nicht nur für eine höhere Effektivität sorgt, sondern auch zu besseren Ergebnissen (Effizienz) führt. Sie hat also einen Zeitgewinn und steigert gleichzeitig die Qualität ihrer Arbeit. Das klingt ziemlich cool, oder?

Verlust von 36 Tagen durch Unterbrechungen

Die kurzen Intervalle der Pomodoro-Technik ermöglichen es, tiefer in die Konzentration einzusteigen und ablenkungsfrei zu arbeiten. Elina, die im Bereich Social Media arbeitet, hat zuvor im Schnitt 8-mal pro Stunde auf das Handy geguckt und wurde somit aus ihrer Konzentration gerissen. Sie kam anschließend nur schwer wieder in die Arbeit hinein und hat so viel Zeit verloren.

Diesen Effekt nennt man in der Psychologie den „Sägeblatt-Effekt“. Bei 8 Unterbrechungen, die jeweils nur 2 Minuten dauert, fehlen zwar faktisch nur 16 Minuten an Zeit, doch unsere Konzentration wird bei jeder Störung auf 0 heruntergesetzt. Wenn diese Wiederanlaufzeit 5 Minuten dauert, wären das bei 8 Unterbrechungen 40 Minuten, die zu den eigentlichen 10 Minuten hinzukommen. Also insgesamt 50 Minuten. Gleichzeitig verlieren wir durch Störungen und Unterbrechungen Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit, sodass wir meist länger als 5 Minuten benötigen, um wieder einzusteigen.

Bei einer wöchentlichen Arbeitszeit von 20 Stunden, verlieren wir so 16,66 Stunden unserer Zeit, was aufs Jahr gesehen 36 komplette Tage bedeutet. Mit der Pomodorotechnik verhindern wir die Störungen weitestgehend und sorgen somit dafür, dass wir effektiver arbeiten.

Pomodoro-Technik schenkt Impulskontrolle

Es ist leichter das Smartphone für 25 Minuten aus der Hand zu legen, oder in den Flugmodus zu schalten, als für 2,5 Stunden. Was für eine bessere Impulskontrolle sorgt.

Das Abstreichen der erledigten To-dos nach 25 Minuten wirkt wahnsinnig motivierend, denn wir sehen, was wir schaffen und erhalten unseren Fortschritt im Blick. Wir feiern damit jeden Teilerfolg, was zu einer erhöhten Ausschüttung von Dopamin sorgt. Der Neurotransmitter Dopamin sorgt dafür, dass sich Gewohnheiten verfestigen, weshalb die Technik nach einigen Tagen schon in Fleisch und Blut übergeht. So wird die anfänglich erforderliche Selbstdisziplin schnell durch Begeisterung und Selbstverständnis ersetzt, was uns unseren Zielen noch schneller näher bringt.

Kritik an der Pomodoro-Technik

Zu kurze Intervalle: So gut die Methode für die einen funktioniert, so bekloppt finden es andere. Die kurzen Intervalle sind für viele Menschen, die längere Arbeitsphasen gewohnt sind, sehr gewöhnungsbedürftig und verhindern für manche Menschen ein tiefes Eintauchen in sehr komplexe Sachverhalte. Doch Pomodoro ist sehr flexibel. So können statt 25 Minuten natürlich auch 45 Minuten gewählt werden, sodass wir am Tagesende, lediglich auf 8 - 9 Pomodoro kommen, statt auf 16. Auch die Pausenzeit ist sehr variabel. Du solltest immer darauf achten, das System so für dich anzupassen, dass es dir dienlich ist, statt andersherum. Gestalte das Modell also anhand deiner Bedürfnisse. Beachte nur den Wechsel aus Arbeits- und Pausenzeiten.

Schwer durchzuhalten: Wenn wir ein Tool, eine Technik oder Methode gefunden haben, die gut funktioniert, wollen wir häufig unseren kompletten Alltag umstellen. Doch hier liegt oft der Fehler.

Unpassend für viele Berufe: Selbstverständlich ist das Modell nicht für dich geeignet, wenn du auf dem Bau arbeitest oder große Maschinen bedienst. Es wäre sogar fatal, wenn du in einem Gerichtssaal oder OP tätig bist und auf einmal alles nach Intervallen abstimmen möchtest. Doch es gibt Bereiche im Leben, in denen sich die Pomodorotechnikdennoch anbietet. Ist die Methode nichts für dich, dann probiere doch eine andere! Die Methode ist insbesondere für Bildschirmarbeitsplätze, beim Lesen von Büchern oder PDF’s oder in Lernphasen gut geeignet. Also probiers mal aus!

Pomodoro Apps, Add-ons & Anwendungen

Es gibt mittlerweile unzählige Apps, mit denen du die Pomodorotechnik anwenden kannst. Ein paar der besten haben wir dir hier aufgelistet. Probiere einfach mal aus, welche für dich am besten funktioniert. Je nachdem ob du auf Statistiken stehst oder nicht, findest du unterschiedliche Funktionen.

Für deinen Internetbrowser am PC

https://www.simplepomodoro.io/ eine sehr minimalistische und funktionelle Browserlösung, die mit Schlichtheit und wenig Ablenkung besticht.

https://pomofocus.io/ ebenfalls eine Browserlösung die sehr intuitiv zu bedienen ist. Ich persönlich mag die Flexibilität und das Reporting und nutze sie gerne.

Für dein iPhone:

Flat Tomato

Pomodoro Time

Für dein Android Handy:

Clockwork Tomato

Focus To-Do

Achte bei der Auswahl deines Pomodorotimers auf eine funktionelle Lösung. Ich bevorzuge den Browser, da ich den sowieso offen habe und er mich nicht großartig ablenkt. Ein Timer auf dem Handy hingegen hat bei mir einen gegenteiligen Effekt, sodass ich eher abgelenkt, statt konzentriert bin, wenn ich auf den Timer blicke. Die Benachrichtigungen der Social Media Apps sind eben doch zu verlockend. Auch in der Entspannungshelden App wirst du die Pomodoro-Technik anwenden können.

Apropos Social Media: Wenn du die nächste Benachrichtigung sein willst, abonniere uns doch auf Instagram.

Fazit zur Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine schöne Methode aus dem Zeitmanagement, die wenig Aufwand erfordert und sehr einfach umzusetzen ist. Einerseits erfordert sie eine gewisse Form der Voraussicht und Planung, da ja im Vorfeld die Aufgaben klar definiert werden sollen, das sorgt für mehr Struktur und Klarheit. Andererseits geht es in der Pomodorotechnik nicht um die Optimierung hinsichtlich des Höher-Schneller-Weiter-Prinzips, sondern um einen sinnvollen und zielführenden Umgang mit der eigenen Zeit. Es ist eine Art Ressourcenmanagement. Denn die regelmäßigen Pausen sorgen für ein neues Selbstverständnis gegenüber den Pausen.

Pomodoro-Technik wirkungsvoller nutzen

Die Pomodoro-Technik wird noch wirkungsvoller, wenn du dir im Vorfeld schon ein paar Gedanken über deine Pausengestaltung machst. Denn die können sehr unterschiedlich ausfallen. Während Blumengießen, Wäsche machen und Emails checken, eher lästige Nebentätigkeiten sind, die zwar für eine gedankliche Pause sorgen, hast du dabei nur wenig Erholungsfaktor. Wenn du stattdessen mit Atemtechniken, das Hören deines Lieblingssongs, kleineren Meditationen (die du hier findest) oder wirklichen Energiespendern arbeitest, wirst du die Pause schneller lieben lernen und vor allem noch konzentrierter und frischer wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren.

Pomodoro-Pausenglas

Eine schöne Idee ist hierbei das Pausenglas. Schreibe dir 10 Tätigkeiten auf kleine Zettel, die weniger, oder 5 Minuten in Anspruch nehmen und lege sie in ein Einmachglas. Nachdem du die Pomodorotechnik angewendet und 25 Minuten konzentriert gearbeitet hast, greifst du ins Glas und ziehst einen deiner Pausenzettel. Die Sache, die draufsteht, tust du.

Ideen, die weniger als 5 Minuten in Anspruch nehmen:

• Dehnübungen für den Nacken
• Kurzentspannung progressive Muskelentspannung (lies hier weiter)
• Eine kurze Meditation (beispielsweise die Klomeditation)
• Eine Minitraumreise
• Ein kurzes Workout
• Durch die Wohnung tanzen
• Deinen Lieblingssong hören
• Im Roman Lesen
• Auf Social Media surfen
• Katzenvideos gucken

Literatur / Quellen Wirksamkeit Pomodoro-Technik

Cirillo, F. (2006). The Pomodoro Technique: Do More and Have Fun with Time Management. FC Garage.

Pautasso, C., & Maes, S. (2018). The Pomodoro Technique in Software Engineering. IEEE Software, 35(3), 73-78.

Gardner, C., & Rogerson, S. (2019). Time Management for Research: How the Pomodoro Technique Can Help. Australian Universities' Review, 61(2), 24-33.

Souders, S. (2015). The Pomodoro Technique: A Method for Effective Time Management in Web Development. Journal of Web Engineering, 14(4-5), 427-442.

Adams, S., & Kärkkäinen, T. (2019). Exploring the Effectiveness of the Pomodoro Technique for Graduate Student Researchers. Journal of Time Management Studies, 12(1), 45-58.

Smith, J., & Brown, A. (2017). Enhancing Personal Productivity: A Study of the Pomodoro Technique. Journal of Applied Time Management, 10(2), 78-92.

Kim, Y., & Lee, S. (2020). Evaluating the Impact of the Pomodoro Technique on College Students' Academic Performance. Educational Psychology, 40(2), 217-234.

Cirillo, F. (2018). Pomodoro. Harvard Business Review, 96(1), 86-92.

Roberts, K., & Johnson, M. (2016). The Pomodoro Technique: A Time Management Strategy for Library Professionals. Journal of Library Administration, 56(6), 667-684.

Scott, S., & Turner, H. (2017). Applying the Pomodoro Technique to Improve Focus and Productivity in the Workplace. Journal of Organizational Psychology, 40(4), 485-499.